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目次
・範囲と対象
・グラフ化の必要性
①経営者に必要な情報はトレンド情報
②認識の共通化を図る
・グラフ化の限界
①手間がかかり過ぎる
②資金の流れが分からない
③詳細な数値が直ぐに確認できない
・有効な選択肢
このレポートは、財務数値をグラフ化することで「会社を見える化」して経営管理に役立てましょう、という内容のレポートです。財務数値とは会計仕訳データの集計値(試算表など)のことです。財務数値は全ての会社に存在するため、このレポートの内容は全ての会社に当てはまるものです。ただし、財務数値のグラフ化を行うには、その前提として全ての財務データにアクセスできる権限が必要になりますので、このレポートは経営者向けのレポートとも言えます。
・会社は常に動いているものであり、ある一定時点の数値をチェックするだけでは、経営管理として不十分ではないでしょうか
例えば、「御社の前月の売上額、原価率(もしくは粗利率)、人件費額と率、営業・経常・最終利益額と率は?」と質問された時、即答できますか? 即答できる経営者の方はいらっしゃると思います。では、「前々月の数値は? 前年同月の数値は?」と質問されて即答できる方は稀であると思います。経営者の仕事は、それらの数値の変化をコントロールすることではないでしょうか。
当然ながら会社は常に動いていますので、一定時点の数値(点の情報)の把握だけでは不十分で、その変化(トレンド)を正しく認識することで会社の動きを正しく捉えることがより重要だとは思われませんか。
ある時点での財務数値(例えば対前月・対前年同月の比較月次試算表)を見るだけでは経営管理として不十分とは思われませんか。そのトレンドを正しく把握するための最善の方法は財務数値をグラフ化することです。
・デジタル(数値)をアナログ(グラフ)に戻すことで、正しいイメージを相手に持たせることが可能になります
例えば「100」と「1000」の違いをイメージしてみてください。後者は前者の10倍であることは理屈では誰でも理解できると思います。しかし、その表現に必要とされるのは僅か数ミリセンチ幅の「0」だけです。一体どれほどの人が、後者が前者の10倍の量であることを正しく心に残せるでしょうか。
これをグラフを使って表現すると、後者は確実に前者の10倍の面積や距離を使いますので、各自が頭で変換することなく、直感的に正確に量の違いを認識かつ記憶できます。逆に言えば、認識せざるを得なくなります。
自分の上司や部下の中に「自分は数字が苦手だから」と公言している方がいたとします。その人にグラフ(つまりアナログ)で状況を見せると、「自分は数字が苦手だから」といった類の言い訳めいた発言は聞かないで済む可能性が高まります。
財務数値(デジタル)をグラフ(アナログ)化すること自体が重要なのではありません。グラフ化によって、相手と共通の認識を容易に持つ事ができることによって、次の正しい行動をとることができるようになる可能性が高まる点が重要なのです。
・デジタルは圧縮技術ですので、アナログ化すると膨大な領域(ページ数)が必要になります
例えば、ある会社に集計したい区分(例えば店舗等)が100、中間集計区分(例えば地域)が10あったとして、グラフを作成するとなると100(店舗等)+10(地域等)+1(全体) = 111枚のグラフが必要になります。同様の会社5つで全体事業を行い、これを「月次」と「年次(月次累計)」、「当月値」と「対前年同月値」、「数値」と「率」でグラフを作成すると、
(111枚×5(会社数)+1(全社))×2(月次・年次)×2(当月値・対前年同月値)×2(数値・率) = 4,448枚
のグラフが必要になります。
実際上は、「損益分岐グラフ(共通費配賦前と後)」、「売上を数量と単価に分解したグラフ」、「費目別グラフ」なども必要になりますので、必要グラフ枚数は1万枚を超えてきます。
また、グラフの基礎データとなる数値は少なくとも毎月(場合によっては過去の数値を含めて)更新されますので、全てのグラフを作成管理し続けるのは手間がかかりすぎます。
なお、会計機付属のグラフ化機能は、「年度」や「会社」の垣根を超えられない、「数量」情報が扱えない、基礎データ(財務数値)の自由な修正ができないなどの制約により、機能として不十分です。
・財務数値は発生主義により作成されているため、グラフ化したところで、資金の流れは見えません
グラフが財務数値から作成される限り、グラフは資金の流れを表現することができません。
例えば、資金流入がないのに売上は計上される(売掛金の存在)、資金流出がないのに仕入・経費は計上される(買掛金・未払金の存在)、多額の資金流出しているのに経費計上はその一部しかない(固定資産と減価償却費の存在)、多額の資金流入があるのに損益は動かない(借入金の存在)などを考えてみるとお分かりになると思いますが、損益(財務数値)は資金の流れを表しませんので、必然的にその数値をグラフ化しても、資金の流れを表すことはできません。
・数値を見るとグラフが、逆に、グラフを見ると数値が見たくなる
数値を見るとグラフで見たくなる一方で、グラフを見るとチェックすべきポイントが直ぐに発見できますので、その詳細数値が見たくなります。
例えば、「A部門の前月の販管費が1千万円」というのはグラフからも直ぐに分かると思いますが、「この販管費の内訳(費目別)は?」となると、その場で直ぐに確認できる場合は限られてきます。仮に、内訳(費目別)をその場で直ぐに確認できたとしても更に、「この多額の支払手数料は何?」となると、その場で直ぐにその明細を確認するのは困難です。
インターネットを利用して、常に最新のデータに基づき、資金の流れや数量情報までグラフを自動作成し、詳細データはその場でクリックすることで明らかにできるサービスもありますので、グラフ化(会社見える化)を進めたい場合は、グラフ化サービスを利用するのも一つの選択肢です。
なお、このサービスは御社に既にあるデータをそのまま利用して、つまり、御社の従来のデータ処理の流れを変更することなく、直ぐに運用開始が可能である点も大きな特徴です。 |
